Việt Nam gia nhập Công ước Apostille: Đơn giản hóa giấy tờ công nước ngoài từ 2026

Công ước Apostille là điều ước quốc tế được ký ngày 05/10/1961 tại La Hay, nhằm bãi bỏ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ công nước ngoài giữa các quốc gia thành viên.

Theo cơ chế truyền thống, giấy tờ công do một quốc gia cấp, khi muốn sử dụng tại quốc gia khác, thường phải trải qua nhiều bước xác nhận, chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự. Quy trình này có thể kéo dài, phát sinh chi phí và gây khó khăn cho cá nhân, doanh nghiệp trong các giao dịch xuyên biên giới.

Công ước Apostille thay thế cơ chế xác thực nhiều tầng bằng một chứng nhận thống nhất gọi là Apostille, do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi giấy tờ được cấp thực hiện. Khi giấy tờ công đã được cấp Apostille hợp lệ, về nguyên tắc, giấy tờ đó sẽ được công nhận để sử dụng tại quốc gia thành viên khác mà không cần tiếp tục thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.

Công ước Apostille không áp dụng đối với mọi loại tài liệu. Theo Điều 1 của Công ước, phạm vi áp dụng chủ yếu là giấy tờ công, bao gồm: giấy tờ do cơ quan hoặc viên chức có liên hệ với tòa án hoặc cơ quan tài phán ban hành; giấy tờ hành chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp; văn bản công chứng; và các chứng nhận chính thức đặt trên văn bản do cá nhân ký với tư cách cá nhân, chẳng hạn như chứng nhận đăng ký văn bản, xác nhận thời điểm tồn tại của văn bản hoặc xác thực chữ ký.

Tuy nhiên, Công ước cũng loại trừ một số loại giấy tờ khỏi phạm vi áp dụng, bao gồm giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc lãnh sự lập và giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan.

Việc xác định đúng tài liệu có thuộc phạm vi Công ước Apostille hay không có ý nghĩa rất quan trọng. Không phải mọi tài liệu nước ngoài đều mặc nhiên được miễn hợp pháp hóa lãnh sự sau khi Việt Nam gia nhập Công ước.

Khi Công ước Apostille có hiệu lực đối với Việt Nam, giấy tờ công được cấp tại quốc gia thành viên Công ước, nếu được cấp Apostille hợp lệ, về nguyên tắc sẽ không phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự theo cơ chế truyền thống để sử dụng tại Việt Nam.

Điều này có ý nghĩa thực tiễn lớn đối với nhiều loại hồ sơ thường gặp như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy ủy quyền, giấy khai sinh, giấy kết hôn, bằng cấp, lý lịch tư pháp, giấy tờ tòa án, văn bản công chứng và các tài liệu hành chính khác, tùy từng trường hợp cụ thể.

Đối với doanh nghiệp và nhà đầu tư nước ngoài, cơ chế Apostille có thể giúp rút ngắn đáng kể thời gian chuẩn bị hồ sơ khi thực hiện thủ tục đầu tư, thành lập doanh nghiệp, góp vốn, mua cổ phần, xin giấy phép lao động cho người nước ngoài hoặc thực hiện các giao dịch cần sử dụng giấy tờ công nước ngoài tại Việt Nam.

Ở chiều ngược lại, giấy tờ công do Việt Nam cấp, nếu được cấp Apostille bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, cũng sẽ thuận lợi hơn khi sử dụng tại các quốc gia thành viên Công ước.

Điều này có thể hỗ trợ cá nhân và doanh nghiệp Việt Nam trong nhiều hoạt động quốc tế, bao gồm du học, lao động ở nước ngoài, kết hôn có yếu tố nước ngoài, định cư, thành lập doanh nghiệp tại nước ngoài, giao dịch thương mại, đầu tư ra nước ngoài và tham gia thủ tục tố tụng hoặc hành chính tại quốc gia khác.

Tuy nhiên, việc được cấp Apostille không có nghĩa là tài liệu sẽ tự động đáp ứng mọi yêu cầu pháp lý của quốc gia tiếp nhận. Tùy từng nước và từng thủ tục cụ thể, người sử dụng tài liệu vẫn có thể cần thực hiện dịch thuật, công chứng bản dịch hoặc đáp ứng thêm điều kiện chuyên ngành theo pháp luật của quốc gia nơi tài liệu được sử dụng.

Sau khi hoàn tất thủ tục gia nhập Công ước, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 330/QĐ-TTg ngày 25/02/2026 phê duyệt Kế hoạch thực hiện Công ước Apostille.

Kế hoạch này đặt ra các nhiệm vụ quan trọng như xây dựng văn bản hướng dẫn, thiết lập hệ thống cấp và quản lý Apostille, tuyên truyền, phổ biến Công ước, xây dựng cơ sở dữ liệu và từng bước triển khai Apostille điện tử.

Điều này cho thấy Việt Nam đang tiếp cận việc thực thi Công ước theo hướng có lộ trình, gắn với cải cách thủ tục hành chính, chuyển đổi số và nâng cao khả năng công nhận giấy tờ công trong quan hệ quốc tế.

Mặc dù Công ước Apostille giúp miễn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, doanh nghiệp và cá nhân cần lưu ý rằng Apostille không thay thế toàn bộ các yêu cầu pháp lý khác đối với tài liệu nước ngoài.

Trên thực tế, khi sử dụng giấy tờ công nước ngoài tại Việt Nam, người nộp hồ sơ vẫn có thể phải: dịch tài liệu sang tiếng Việt nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu; công chứng hoặc chứng thực bản dịch theo quy định pháp luật Việt Nam; đáp ứng yêu cầu về thời hạn hiệu lực của tài liệu như lý lịch tư pháp, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc tài liệu doanh nghiệp; và đáp ứng yêu cầu riêng theo pháp luật chuyên ngành trong lĩnh vực đầu tư, lao động, giáo dục, hôn nhân gia đình, ngân hàng, đất đai hoặc tố tụng.

Do đó, Apostille nên được hiểu là cơ chế đơn giản hóa khâu xác thực nguồn gốc giấy tờ công, không phải là cơ chế thay thế toàn bộ quy trình thẩm định nội dung hoặc điều kiện tiếp nhận tài liệu.